27 ava clase: Aplicando formato personalizado

Si un formato de número integrado no satisface sus necesidades, puede crear un nuevo formato de número basado en un formato de número existente y agregarlo a la lista de formatos de número personalizados. Por ejemplo, si está creando una hoja de cálculo que contiene información de clientes, puede crear un formato de número para números de teléfono. Puede aplicar el formato de número personalizado a una cadena de números de una celda para aplicarles formato de número de teléfono.

Importante: Los formatos de número personalizados solo afectan a la forma en que se muestra un número y no afectan al valor subyacente del número. Los formatos de número personalizados se almacenan en el libro activo y no están disponibles para los nuevos libros que abra.

Crear un formato de número personalizado

1. En la pestaña Inicio , en el grupo Número , haga clic en Más formatos de número en la parte inferior de la lista Formato de número .

2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic en Personalizado.

3. En la lista Tipo , seleccione el formato integrado más parecido al que desea crear. Por ejemplo, 0,00.

   El formato de número que seleccione aparecerá en el cuadro Tipo .

4. En el cuadro Tipo , modifique los códigos de formato de número para crear el formato exacto que desee. Por ejemplo, 000-000-0000.

   Los cambios no alterarán el formato integrado. En su lugar, los cambios crean un nuevo formato de número personalizado.

5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Aplicar un formato de número personalizado

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea dar formato.

2. En la pestaña Inicio , en el grupo Número , haga clic en Más formatos de número en la parte inferior de la lista Formato de número .

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic en Personalizado.

4. En la parte inferior de la lista Tipo , seleccione el formato integrado que acaba de crear. Por ejemplo, 000-000-0000.

   El formato de número que seleccione aparecerá en el cuadro Tipo .

5. Haga clic en Aceptar.

Eliminar un formato de número personalizado

1. En la pestaña Inicio , en el grupo Número , haga clic en Más formatos de número en la parte inferior de la lista Formato de número .

2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic en Personalizado.

3. En la lista Tipo , seleccione el formato de número personalizado y haga clic en Eliminar.

   Notas: 

   • Los formatos de número integrados no se pueden eliminar.

   • Las celdas del libro a las que se aplicó el formato personalizado eliminado se mostrarán en el formato General predeterminado.

Esta opción nos permite aplicar formatos especiales, casi lo que permita nuestra imaginación, o mas bien la imaginación de los miembros del tribunal.

Para acceder al formato personalizado nos situamos en la celda en cuestión y pulsamos botón derecho - formato de celdas. También podemos de forma más ágil acceder con la combinación de teclas Ctrl+1.

En la pestaña número vemos un listado donde la última opción es personalizada. Si accedemos a la opción nos aparece otro listado con una serie de formatos "por defecto" que podríamos usar si casan con nuestras necesidades. Como podemos ver en un primer vistazo, podemos aplicar formatos de todo tipo, tanto numéricos, de fecha, de texto, etc.

Lo normal es que tengamos que crear el formato desde cero, partiendo de las especificaciones que nos proporcionen en el examen. Para ello, usaremos una serie de valores comodines o códigos que representan unos símbolos determinados. Veamos esos códigos:

• # : representa un número sin considerar ceros a la izquierda. Es decir, si la celda tiene el valor 0, aparecerá vacía.
• ? : deja el espacio para los caracteres especificados
• 0 : despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato. Si la celda tiene el valor 0, aparecerá un 0.
• ; : no se trata de un código propiamente dicho. Se usa como separador para representar distintos formatos siguiendo la siguiente directiva: <POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>
• . : despliega un punto decimal
• % : despliega el símbolo de porcentaje
• , : despliega el separador de miles
• E+ e+ E- e- : despliega la notación científica
• + – / () : $ : se muestra este carácter
• carácter : despliega el carácter especificado
• *carácter : repite carácter hasta llenar el ancho de la columna.
• _ :deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter
• “texto” : despliega el texto dentro de las dobles comillas
• @ : representa un texto
• [color] : especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
• [COLOR n] : muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un número entre 0 y 56.
• dd mm aa: representa día, mes y año en número. Si colocamos aaaa veremos el año con 4 cifras. Con mmm veremos los tres primeros caracteres del mes en texto y con mmmm nos aparece el mes completo. Igual para el día.
• h mm ss: representa hora, minuto y segundos con dos dígitos.

Para aplicar un formato personalizado tendremos que combinar estos códigos de forma que obtengamos el formato que necesitamos. Vamos a ver algunos ejemplos respresentativos para entenderlo un poco mejor:

• #.##0,00: aquí estamos diciendo que queremos representar un número con el separador de miles y con dos decimales. Por ejemplo el número 1234 se vería como 1.234,00.
• #.##0 €;[Rojo]-#.##0 €: con este formato representamos un número con el separador de miles y el símbolo del euro. En caso que el valor sea negativo el número aparecerá en rojo.
• # ??: Para el número 1234 veríamos en la celda lo siguiente: 12 34. Es decir, deja un espacio de dos caracteres. Si cambiamos el ejemplo a # ??? el formato cambia a 1 234.

Ejercicios con formato personalizado:

1 Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar el ejercicio. 

2 Crea un nuevo libro de trabajo. 

3 Selecciona la celda B5. 

Abriremos el cuadro de diálogo de Formato de celdas personalizado.

4 Haz clic derecho sobre la celda. 

5 Escoge la opción Formato de celdas... 

6 Selecciona la categoría Personalizado.

7 En Tipo escribe [Azul]00000"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato estamos indicando que los números positivos se escribirán en azul y con las letras -Activo detrás, y que los números negativos se escribirán en rojo con las letras -Pasivo, detrás.

8 Pulsa sobre Aceptar. 

  Ahora comprobaremos el funcionamiento del formato.

9 Escribe la cifra 1234 en la celda B5. 

Debe aparecer 01234-Activo. El número es positivo por o que se escribe en azul y detrás lleva -Activo, además como hemos utilizado el símbolo 00000 se escriben obligatoriamente 5 cifras por lo que Excel ha añadido un cero delante del número para que tenga cinco dígitos.

10 Ahora escribe -12345 en la celda B5.

Debe aparecer -12345-Pasivo. El número es negativo.

11 Ahora escribe 12,45 en la celda B5.

Debe aparecer 00012-Activo. En el formato no tenemos la coma decimal por lo que escribe el número redondeado.

12 Ahora escribe 12,62 en la celda B5.

Debe aparecer 00013-Activo. Ha redondeado el número.

 Ahora vamos a cambiar el formato para que desaparezcan los ceros a la izquierda del número y para que se vean los dos primeros decimales.

Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas de manera más rápida.

13 Teclea la combinación de teclas CTRL + 1. 

14 En Tipo escribe [Azul]##.###,##"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato hemos cambiado los ceros obligatorios por opcionales, es decir que nos eliminará los ceros no significativos, y permitirá dos decimales además de poner un punto separador de millares. Podíamos hacer el mismo cambio para los números negativos.

15 Pulsa sobre Aceptar. 

En la celda teníamos un valor introducido (12,62), ahora al cambiar el formato debe de aparecer en la celda: 12,62-Activo. 

16 Ahora escribe 12345,568 en la celda B5.

Debe aparecer 12.345,57-Activo. Aparece el punto separador de millares y el número ha quedado redondeado a dos decimales.

17 Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.